CASE: VALTUUSTOALOITEPROSESSIN KEHITTÄMINEN YHDESSÄ SUOMEN SUURIMMISTA KAUPUNGEISTA

LÄHTÖTILANNE

Kaupunki teki vuonna 2013 päätöksen hallintonsa keventämisestä. Päämääränä oli päätösvalmisteluprosessin sujuvoittaminen ja hankkeen yhtenä osana oli valtuustoaloiteprosessin uudistaminen. Matkan varrella mukaan otettiin lisätavoitteeksi hallintokulttuurin kehittäminen. Periaatteessa asia on yksinkertainen: tullut aloite menee käsittelyprosessiin, jossa sille laaditaan vastaus vuoden määräajan kuluessa. Aloitteisiin vastaamisen kategoriat ovat yksinkertaistettuina:

• budjettialoitteet käsitellään budjetin käsittelyn yhteydessä
• "positiivinen"
• kerrotaan toimenpiteet ja merkitään tiedoksi ("ei aiheuta muita toimenpiteitä")
• "ei strategian mukainen"
• merkitään tiedoksi ("ei aiheuta toimenpiteitä")

Valtuustoaloitteita oli tehty 1990-luvulla keskimäärin noin 40 kappaletta vuodessa, 2000-luvun alkuun mennessä määrä oli kasvanut ja pidentyneiden käsittelyaikojen takia laadittiin uusi käsittelykaavio ja uudet käsittelyperusteet. Edelleen vuonna 2005 ohjeisiin otettiin mukaan toiminnallisuus ja asetettiin määräaikatavoitteet, mutta kuitenkin eri vaiheiden aikataulutus jäi puuttumaan. On huomattava, että ilmeisesti aloitteita tehtiin ja edelleen tehdään myös julkisuudessa näkymistä ja poliittista markkinointia silmälläpitäen.

2010 -luvulla tehtyjen aloitteiden määrä on edelleen kasvanut, mutta samaan aikaan kuitenkin käsiteltyjen aloitteiden määrä on laskenut ja vastaavasti käsittelemättömien, prosessissa olevien aloitteiden määrä on kasvanut. Vuonna 2002 oli laadittu uudet käsittelyperusteet käsittelyn nopeuttamiseksi ja myöhemmin kaupunginjohtajalta tuli myös uusi ohjeistus sisältäen mm. aloitteiden pikapalautusmenettelyn.

Muodollisesti asia oli siis kunnossa, koska oli olemassa käsittelyohjeet sekä kaavio siitä, miten aloitteet etenisivät kaupungin organisaatiossa. Miksi siis käsittelyajat venyivät ja prosessiin takertui yhä enemmän keskeneräisiä asioita? Asian selvittämiseksi tehtiin runsaasti asianosaisten haastatteluja siten, että mukana oli niin aloitteiden käsittelijöitä prosessin jokaiselta tasolta, kuin myös valtuutettuja riippumatta siitä, kuinka aktiivisia he olivat aloitteiden tekijöinä. Haastattelujen perustella kuvattiin todellinen käsittelyprosessi ja tulokset analysoitiin matemaattisesti.

TEHDYT HAVAINNOT

Tehdyissä haastatteluissa ilmeni, että toisaalta 1) virallinen ohjeistus ei ollut riittävä ja 2) ei mitattu oikeita asioita.

1. Valtuustoaloitteet olivat keskenään samanarvoisia, niitä ei millään tavoin kategorisoitu eikä priorisoitu vaan ne kaikki oletusarvoisesti prosessoitiin samalla tavalla. Valtuuston kokouksen jälkeen päätösvalmistelusihteerit hyvää tarkoittaen veivät aloitteita prosessiin ilman, että niille nimettiin vastuullinen omistaja. Aloite saattoi ikään kuin "hävitä" täten prosessiin, "jossain" oli tehtävänä laatia vastaus, mutta ei kuitenkaan varsinaista omistajuutta eli ei valtaa eikä vastuuta asian suhteen. Samoin ohjeistusta lausunnon tekemiseen tai aloitteeseen suhtautumiseen (positiivinen / ei strategian mukainen / ei merkitystä isossa kuvassa) ei ollut.
2. Mittarina oli ainoastaan aloitteen käsittelyyn kulunut kalenteriaika (vaihteli välillä 1 - 46 kk) eikä se, paljonko työaikaa aloitteeseen vastaamiseen eli aloitelausunnon tekemiseen kului ja missä tämä aika kului. Ongelmana ei siis ollutkaan työvoiman kuormitus ja vastausten laatimisen vaatima työaika, vaan kalenteriajan kuluminen käsittelyn eri vaiheiden välillä. Huomio kiinnitettiin vain varsinaisen ja sinänsä välttämättömän tekemisen osaoptimointiin. Todellinen ongelman aiheuttaja - eli prosessin eri vaiheiden väliset viiveet - ei ylittänyt kipukynnystä. Paikallisen tehokkuuden parantamisyritykset johtivat siis organisaation ja lopputuloksen kannalta täysin väärään suuntaan.

TOIMENPITEET

1. Selvitettiin miten tietovirrat oikeasti menevät ja laadittiin todellisuutta vastaava valtuustoaloiteprosessikuva. Näin saatiin myös epävirallinen organisaatio näkyväksi.
2. Laadittiin aloitteen esittelijän ohje. Uudet aloitteet kategorisoidaan heti ja niille myös nimetään vastuuhenkilö. Määritellään samalla aloitteeseen suhtautuminen (pos/ei-strat-muk/ei merk) sekä vastaamisen aikajänne kaupungin strategiaprosessiin suhteuttaen.
3. Valtuutetuille tarjotaan koulutusta eri tavoista saada ajatuksiaan julki. Valtuustoaloite ei ole ainoa mahdollinen tapa, vaan esim. blogin pitäminen ja muut nykyteknologian mahdollistamat keinot voivat olla parempia ja tehokkaampia.
4. Oleellista on sisäistää, että keskeisintä on tietää missä kohtaa prosessissa aloite on menossa, eikä niinkään vuoden määräaika vastaukselle.
5. Prosessia muuttamalla kyettiin lisäämään asiaan liittyvien eri tahojen vuorovaikutusta ja siten vähentämään turhaa työtä ja väärinkäsityksiä sekä myös tehostamaan hiljaisen tiedon siirtymistä.