CASE: VALTUUSTOALOITEPROSESSIN KEHITTÄMINEN YHDESSÄ SUOMEN SUURIMMISTA KAUPUNGEISTA
LÄHTÖTILANNE
Kaupunki teki vuonna 2013 päätöksen hallintonsa keventämisestä. Päämääränä oli päätösvalmisteluprosessin
sujuvoittaminen ja hankkeen yhtenä osana oli valtuustoaloiteprosessin uudistaminen. Matkan varrella mukaan
otettiin lisätavoitteeksi hallintokulttuurin kehittäminen. Periaatteessa asia on yksinkertainen: tullut aloite
menee käsittelyprosessiin, jossa sille laaditaan vastaus vuoden määräajan kuluessa. Aloitteisiin vastaamisen
kategoriat ovat yksinkertaistettuina:
- budjettialoitteet käsitellään budjetin käsittelyn yhteydessä
- "positiivinen"
- kerrotaan toimenpiteet ja merkitään tiedoksi ("ei aiheuta muita toimenpiteitä")
- "ei strategian mukainen"
- merkitään tiedoksi ("ei aiheuta toimenpiteitä")
Valtuustoaloitteita oli tehty 1990-luvulla keskimäärin noin 40 kappaletta vuodessa, 2000-luvun alkuun mennessä
määrä oli kasvanut ja pidentyneiden käsittelyaikojen takia laadittiin uusi käsittelykaavio ja uudet käsittelyperusteet.
Edelleen vuonna 2005 ohjeisiin otettiin mukaan toiminnallisuus ja asetettiin määräaikatavoitteet, mutta kuitenkin eri
vaiheiden aikataulutus jäi puuttumaan. On huomattava, että ilmeisesti aloitteita tehtiin ja edelleen tehdään myös
julkisuudessa näkymistä ja poliittista markkinointia silmälläpitäen.
2010 -luvulla tehtyjen aloitteiden määrä on edelleen kasvanut, mutta samaan aikaan kuitenkin käsiteltyjen
aloitteiden määrä on laskenut ja vastaavasti käsittelemättömien, prosessissa olevien aloitteiden määrä on kasvanut.
Vuonna 2002 oli laadittu uudet käsittelyperusteet käsittelyn nopeuttamiseksi ja myöhemmin kaupunginjohtajalta tuli myös
uusi ohjeistus sisältäen mm. aloitteiden pikapalautusmenettelyn.
Muodollisesti asia oli siis kunnossa, koska oli olemassa käsittelyohjeet sekä kaavio siitä, miten aloitteet
etenisivät kaupungin organisaatiossa. Miksi siis käsittelyajat venyivät ja prosessiin takertui yhä enemmän keskeneräisiä
asioita? Asian selvittämiseksi tehtiin runsaasti asianosaisten haastatteluja siten, että mukana oli niin aloitteiden
käsittelijöitä prosessin jokaiselta tasolta, kuin myös valtuutettuja riippumatta siitä, kuinka aktiivisia he olivat
aloitteiden tekijöinä. Haastattelujen perustella kuvattiin todellinen käsittelyprosessi ja tulokset analysoitiin
matemaattisesti.
TEHDYT HAVAINNOT
Tehdyissä haastatteluissa ilmeni, että toisaalta 1) virallinen ohjeistus ei ollut riittävä ja 2) ei mitattu oikeita
asioita.
- Valtuustoaloitteet olivat keskenään samanarvoisia, niitä ei millään tavoin kategorisoitu eikä priorisoitu
vaan ne kaikki oletusarvoisesti prosessoitiin samalla tavalla. Valtuuston kokouksen jälkeen päätösvalmistelusihteerit
hyvää tarkoittaen veivät aloitteita prosessiin ilman, että niille nimettiin vastuullinen omistaja. Aloite saattoi
ikään kuin "hävitä" täten prosessiin, "jossain" oli tehtävänä laatia vastaus, mutta ei kuitenkaan varsinaista
omistajuutta eli ei valtaa eikä vastuuta asian suhteen. Samoin ohjeistusta lausunnon tekemiseen tai aloitteeseen
suhtautumiseen (positiivinen / ei strategian mukainen / ei merkitystä isossa kuvassa) ei ollut.
- Mittarina oli ainoastaan aloitteen käsittelyyn kulunut kalenteriaika (vaihteli välillä 1 - 46 kk) eikä se,
paljonko työaikaa aloitteeseen vastaamiseen eli aloitelausunnon tekemiseen kului ja missä tämä aika kului. Ongelmana
ei siis ollutkaan työvoiman kuormitus ja vastausten laatimisen vaatima työaika, vaan kalenteriajan kuluminen käsittelyn
eri vaiheiden välillä. Huomio kiinnitettiin vain varsinaisen ja sinänsä välttämättömän tekemisen osaoptimointiin.
Todellinen ongelman aiheuttaja - eli prosessin eri vaiheiden väliset viiveet - ei ylittänyt kipukynnystä. Paikallisen
tehokkuuden parantamisyritykset johtivat siis organisaation ja lopputuloksen kannalta täysin väärään suuntaan.
TOIMENPITEET
- Selvitettiin miten tietovirrat oikeasti menevät ja laadittiin todellisuutta vastaava valtuustoaloiteprosessikuva.
Näin saatiin myös epävirallinen organisaatio näkyväksi.
- Laadittiin aloitteen esittelijän ohje. Uudet aloitteet kategorisoidaan heti ja niille myös nimetään vastuuhenkilö.
Määritellään samalla aloitteeseen suhtautuminen (pos/ei-strat-muk/ei merk) sekä vastaamisen aikajänne kaupungin
strategiaprosessiin suhteuttaen.
- Valtuutetuille tarjotaan koulutusta eri tavoista saada ajatuksiaan julki. Valtuustoaloite ei ole ainoa mahdollinen
tapa, vaan esim. blogin pitäminen ja muut nykyteknologian mahdollistamat keinot voivat olla parempia ja tehokkaampia.
- Oleellista on sisäistää, että keskeisintä on tietää missä kohtaa prosessissa aloite on menossa, eikä niinkään vuoden
määräaika vastaukselle.
- Prosessia muuttamalla kyettiin lisäämään asiaan liittyvien eri tahojen vuorovaikutusta ja siten vähentämään turhaa
työtä ja väärinkäsityksiä sekä myös tehostamaan hiljaisen tiedon siirtymistä.
|